Come rendere più produttive le riunioni con il personale in 10 mosse (seconda parte)

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6. Dividi l’incontro in sezioni
Prepara un “ordine del giorno”, suddividendo la riunione in più fasi con un limite di tempo assegnato a ciascuna; può essere utile scrivere un riassunto di ciò che ti aspetti di discutere all’interno di ogni sezione e cercare di rispettare il tuo percorso mentale, piuttosto che passare da una tematica all’altra, anticipando il tema successivo o minimizzando il precedente: questo confonderebbe i tuoi ascoltatori. Ciò che è importante è che le persone considerino bene i punti di discussione nel dettaglio, prima che inizi la sessione.

7. Stabilisci delle regole
Stabilire alcuni limiti contribuisce a fare entrare nell’ottica giusta i tuoi dipendenti e ad impegnarsi mentalmente per la riunione. Le regole da seguire variano da un’impresa all’altra, alcune possono essere, ad esempio, “nessun laptop consentito”, “cellulari sul silenzioso per almeno quindici minuti” oppure “solo presentazioni in PowerPoint”; seguire qualche accorgimento renderà l’incontro più efficace e funzionale.

8. Concedi a tutti il giusto spazio
La maggior parte delle persone trova più semplice seguire l’opinione di qualcuno che prende la parola durante una riunione, come se parlasse a nome di tutti, piuttosto che esporsi personalmente, impegnandosi criticamente. Ciò può accadere quando le persone estroverse dominano unicamente la discussione a danno di chi è più riservato, emotivo o timido, con un impatto sproporzionato sulla forma del resto dell’incontro. Bisogna valorizzare il tempo per ciascuno dei partecipanti, chiedendo a tutti di esprimere il proprio pensiero. Se questo non è possibile per motivi organizzativi e di tempistiche,un ottimo espediente è quello di chiedere a tutti a inizio riunione (dopo averne precisato lo scopo) di scrivere cosa si aspettano dall’incontro e cosa lo renderebbe un successo e, quando si giunge al termine, invitare a mettere nero su bianco commenti e opinioni personali circa l’esito finale. Così se anche se una persona prova a prendere il sopravvento, tutti avranno sott’occhio un promemoria dei propri pensieri e con il commento finale potrai valutare i fattori che hanno portato a un eventuale cambiamento delle singole opinioni; sarà poi possibile tornare a tali punti alla chiusura della riunione per vedere se sono stati soddisfatti.
Tieni sempre a mente che lo scopo degli incontri non è semplicemente quello di parlare ai tuoi dipendenti ma che l’obiettivo delle riunioni è di arrivare a idee, soluzioni, piani e decisioni. Questo significa che potrebbe essere necessario interrompere le persone che portano la conversazione in un vicolo cieco per rimettersi in carreggiata. Può anche succedere di dover incorporare un tempo dedicato alle riflessioni in silenzio ,all’interno della riunione stessa, se è quello che serve per ottenere nuove prospettive.

9. Scrivi le note a mano
Vari studi effettuati tra gli studenti hanno dimostrato che prendere appunti a mano su un block notes o un quaderno risulta essere molto più proficuo al livello di richiamo concettuale e di contenuti impressi, rispetto al trascrivere tutto sulla tastiera di un laptop, un i-pad o anche di un cellulare. Per la maggior parte delle riunioni questo è un fattore piuttosto importante da considerare, soprattutto quando stabilisci la regola del “dispositivi elettronici spenti per almeno quindici minuti”. Potresti distribuire fogli o blocchi e lasciare in mezzo al tavolo un portapenne pieno di biro, per suggerire di annotare su carta ciò che si ritiene fondamentale.

10. Assistenza finale
La riunione è finita! Per raccogliere i frutti in modo ottimale ricorri agli appunti e alle note che hai chiesto di prendere ai tuoi dipendenti durante l’incontro: basta condividerle entro 24 ore per incoraggiare la collaborazione in corso, chiarire quali sono stati i punti d’azione sfruttando quella breve finestra di tempo in cui tutti si concentrano sull’argomento e vogliono portarlo avanti. Approfittane, organizzando alcuni gruppi di lavoro e sessioni di follow-up per seguire le attività concordate e per tenere tutti aggiornati sui progressi.

La strada per costruire un clima positivo e costruttivo all’interno della tua azienda può sembrare lunga ma puoi partire seguendo questi piccoli passi.