Gli strumenti più utilizzati per lo smart working

La situazione che stiamo vivendo sta avendo un forte impatto emotivo su tutti noi e non solo: stiamo assistendo a una massiccia digitalizzazione, ove possibile, di una grande percentuale di servizi, per garantire alle aziende la possibilità di continuare a lavorare, anche se su scala minore. Molte attività hanno dovuto riorganizzare i loro sistemi interni e distribuire il lavoro dei dipendenti tramite smart working, con accesso remoto da casa  che, ci teniamo a ricordarlo, è il luogo attualmente più sicuro dove stare, nella lotta per arginare il contagio da coronavirus.

Ecco quali sono gli strumenti più funzionali a tua disposizione per lo smart working:

Skype for Business
È compreso nel pacchetto Microsoft Office 365 e permette il collegamento tra colleghi o partner commerciali tramite conversazioni con messaggistica istantanea, chiamate vocali o video. È possibile trasmettere in broadcast online a un pubblico ampio, monitorando anche chi è connesso, chi è in riunione, chi sta facendo una presentazione. Una funzionalità molto utile proprio per le presentazioni è la condivisione dello schermo e la possibilità di lasciare il controllo ad altri contatti.

Microsoft Teams
Anche questo strumento è presente in Microsoft Office 365 ed è una chat multimediale per condividere testi, audio, video e qualsiasi tipo di file. Puoi sia iniziare una chat privata, magari per discutere di un progetto o di dettagli riservati, sia creare uno spazio virtuale di collaborazione con tutti i tuoi dipendenti o colleghi. Puoi inoltre integrare altre app come Planner, Trello, GitHub.
Puoi gestire il lavoro organizzando ogni canale di Microsoft Teams per uno specifico argomento o progetto tenendo presente che le conversazioni dei canali sono pubbliche, mentre le chat avvengono solo tra due utenti o un gruppo di persone.

Zoom
Se per il lavoro che svolgi necessiti di videoconferenze con il tuo staff, sappi che Skype non è l’unica soluzione: Zoom è uno dei programmi più usati per condividere video chat con colleghi e collaboratori e sta trovando grandissimo spazio d’impiego soprattutto nella didattica a distanza, per le scuole temporaneamente chiuse ed era già utilizzato dalle grandi multinazionali per poter realizzare delle videoconferenze tra colleghi o interi dipartimenti o reparti. La versione base di Zoom è gratuita ma esistono varie opzioni (a pagamento): l’opzione Basic permette di effettuare videochiamate illimitate verso un singolo utente, mentre le videochiamate di gruppo gratuite possono durare fino a un tempo massimo di 40 minuti, quindi solitamente si preferisce ricorrere alla versione Pro per evitare ciò, o addirittura l’estensione Business che comprende tutti i vantaggi inclusi nella versione Pro ma che offre la possibilità di contare fino a 300 partecipanti nelle videoconferenze. Se la tua è una grande azienda o hai comunque necessità di raggiungere tutti i tuoi dipendenti in un solo intervento, ricorri all’opzione Enterprise che permette di parlare con 1000 contatti contemporaneamente.
Tieni conto del fatto che, a causa dell’emergenza sanitaria, Zoom ha offerto temporaneamente i benefici della versione Pro a tutti gli account Basic esclusivamente a scuole e università per assicurare un minimo di continuità didattica.
L’uso di Zoom è davvero semplice: chi vuole far partire la videochiamata, crea un account e invita i propri contatti a partecipare alla call attraverso un link cliccabile.

Google Hangouts
Questo è lo strumento più conosciuto per chi utilizza abitualmente Google Chrome; è infatti necessario avere già un account Google per poter usufruire delle funzionalità di messaggistica di Hangouts. Si possono inviare messaggi di testo di default ma anche effettuare videochiamate, inviare la posizione e condividere immagini e video, il tutto gratuitamente attraverso la connessione internet. Inoltre attraverso Gmail, Hangouts funziona con Webmail, il menu laterale che si aprirà nella casella di posta elettronica e che offre la possibilità di chattare con gli altri utenti che avranno effettuato l’accesso su Google Hangouts.

Valuta tu quale di questi strumenti sia il più adatto per coordinare il tuo team a distanza e sii fiducioso, anche se lontani, l’unione fa la forza!

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