Come rendere più produttive le riunioni con il personale in 10 mosse (prima parte)

Gestire una piccola o media impresa è davvero molto impegnativo e non va mai trascurato il rapporto con i dipendenti. Dopotutto sono loro la forza motrice della tua attività. Programmare periodicamente riunioni e briefing è una delle abitudini fondamentali affinché tutto proceda nel migliore dei modi e per assicurarti che tutti collaborino proseguendo nella direzione giusta, al fine di raggiungere un obiettivo comune. Puoi organizzare incontri settimanali, mensili o giornalieri, dipende dal tipo di attività che porti avanti; comunque sia, ciò che davvero conta non è la frequenza delle riunioni ma quanto siano effettivamente utili.
A molti dipendenti è capitato, infatti, di aver dovuto prendere parte a lunghe e tediose riunioni, chiedendosi alla fine quali siano stati esattamente gli argomenti di discussione o addirittura per quale motivo fossero lì. Non deve andare tutto necessariamente in questa maniera: basta capire bene come impostare questi particolari e delicati momenti destinati all’incontro con il tuo staff. Innanzitutto, non commettere l’errore di pensare che la pratica migliori la tecnica: non è così! In questo caso, anzi, la ripetitività può trasformarsi in una routine poco proficua. I punti fondamentali su cui basare le riunioni con il tuo personale sono: stabilire un obiettivo; strutturare l’incontro, magari dividendoli in più fasi; essere chiari.

Le aziende produttive fanno riunioni produttive: non puoi di certo cambiare la situazione tutto in una volta o aspettarti che si modifichi di colpo la mentalità collettiva della tua azienda ma puoi iniziare procedendo a piccoli passi, ispirandoti a questi suggerimenti per ottenere gradualmente risultati positivi e creare nuove idee.

1. Indica lo scopo della riunione
È essenziale sapere il motivo esatto per il quale si tiene un incontro. Può sembrare scontato ma se non hai ben chiaro lo scopo generale e i risultati previsti, forse è il caso di riorganizzare le idee e posticipare la riunione

2. Condividi e assegna i ruoli
Una volta focalizzato l’obiettivo, condividi le informazioni con tutti i partecipanti, indicando a ciascuno quale ruolo hanno e quale compito gli hai assegnato da svolgere. Questo consentirà alle persone di sapere cosa ci si aspetta da loro, generando un senso di responsabilità tra i partecipanti e creando un ambiente in cui le persone si sentiranno attive anziché passive.

3. Organizza le riunioni nel pomeriggio
Sembra ovvio doversi incontrare di mattina per discutere di argomenti importanti ma la realtà è che tenere le riunioni durante il corso della giornata crea migliori possibilità di coinvolgere le persone. Considera che i dipendenti vengono in ufficio con una lista mentale delle cose da fare e restano concentrati su quella anche quando sono costretti a staccare per partecipare alla tua riunione; dunque permettere a tutti di andare avanti con i loro affari gli consentirà di contribuire più attivamente. Ovviamente bisogna sempre tenere conto del contesto e spesso accade che alcuni argomenti debbano essere affrontati immediatamente; tuttavia, se vuoi approfittare della piena attenzione di tutti, opta per un incontro pomeridiano.

4. Sii flessibile
Conosci la legge di Parkinson? Dice che «il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile», ciò significa che se per una riunione ci vogliono più di trenta minuti, è quella la durata necessaria. Inutile comprimere tutti i passaggi o affrettarsi, trascurando qualcosa, solo perché avevi stimato un incontro di venti minuti. Al contrario, un meeting può terminare anche prima del previsto se tutti gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti. Basta essere flessibili ed esaustivi il più possibile.

5. Prenditi del tempo per prepararti
Per tenere una riunione settimanale in modo regolare è necessario organizzare i contenuti almeno un giorno prima. Se hai in mente un incontro che preveda una sessione di discussione di una nuova iniziativa strategica, è opportuno muoversi in tempo: condividi i dettagli una settimana prima della riunione, per far sì che i partecipanti contribuiscano con nuove idee. Questa fase di preparazione può comportare anche discussioni individuali con alcuni dei dipendenti, se la riunione fornirà nuove informazioni che potrebbero influenzare alcuni partecipanti più di altri.

Prova gradualmente a seguire tutti questi piccoli accorgimenti: possono aiutarti ad ottimizzare l’esito delle tue riunioni.