I vantaggi e gli svantaggi di lavorare in un open space

Sempre più aziende stanno adottando la soluzione degli open space: scrivanie e postazioni in un unico ambiente, solitamente colorato e moderno per garantire un’atmosfera positiva e stimolante e favorire le relazioni sociali tra i dipendenti, aumentando così il flusso lavorativo. Altre attività invece si distaccano da questa idea, preferendo uffici individuali, separati e con porte chiuse per assicurare maggiore concentrazione e soprattutto facendone una questione di privacy in caso di discussioni riservate, limitando i momenti di conversazione alle pause caffè e pranzo.

Vediamo quali sono i vantaggi e gli svantaggi di lavorare in un open space:

Continua esposizione
I dipendenti che condividono lo stesso spazio lavorativo, si sentono sempre gli occhi puntati addosso: la loro creatività è costantemente sotto osservazione, qualsiasi collega può sbirciare un progetto altrui e ciò fa sentire vulnerabili e insicuri perché il primo giudizio è quello dei collaboratori e non dei capi e perché è più facile essere copiati, senza un vero confine tra i meriti personali. Questo può essere molto frustrante, specialmente in caso di scadenze incombenti.

Rumori costanti
Uno spazio condiviso non può certamente essere silenzioso: tra chi risponde al telefono, chi organizza meeting, chi ordina il pranzo, chi gestisce i clienti, chi chiede informazioni al vicino di scrivania (magari raccontando come abbia trascorso il weekend o commentando l’ultima partita di calcio della squadra del cuore), non è proprio il massimo per chi deve restare concentrato.
Ovviamente ciò varia da azienda ad azienda, molto dipende dalle norme interne e dall’ambiente più o meno rilassato: sicuramente destinare un’aera apposita per la pause caffè e l’ora di pranzo è un’ottima idea per evitare distrazioni sul posto di lavoro.

Nessuna privacy
Qualche inghippo durante la consegna di un progetto, una discussione con un collega, un’informazione riservata scambiata a voce non troppo bassa sono tutte cose che in un open space possono capitare e vengono per forza di cose condivise tra tutti i dipendenti. Ciò può essere fastidioso per chi vuole far sentire le proprie ragioni con il capo o confrontarsi con un collega su questioni personali che possono ostacolare gli obiettivi da raggiungere.

Maggiore cooperazione
Si dice che l’unione fa la forza e in un open space collaborare è sicuramente più semplice: dividersi i compiti, discutere sulle prossime mosse, ascoltare proposte, delegare, rispettare una scadenza, sono tutte cose che in uno spazio condiviso diventano più facili e veloci, a vantaggio della produttività e del flusso di lavoro. Più persone, più modi di pensare, più idee: ogni processo di brainstorming può diventare una piacevole sfida per tutti.

Ambiente positivo
I colleghi che condividono lo stesso piano possono creare relazioni più profonde, conoscendosi meglio e alimentando la stima reciproca. Questo può favorire una maggiore predisposizione ad evitare discussioni, agendo sempre per il quieto vivere, consolidando i rapporti umani in caso di difficoltà e incomprensioni, rendendo anche la pausa pranzo un momento piacevole per rilassarsi con i propri collaboratori. Un luogo di lavoro accogliente e cordiale e con le persone giuste sicuramente è più invitante per il dipendente; arrivare in orario e con voglia di darsi da fare non è che un bene per l’azienda stessa!

A ciascuno il suo
No, non parliamo di spazio, ma di ritmo lavorativo: ogni persona si sente più produttivo in una fascia diversa della giornata, c’è chi ha bisogno di due caffè prima di dare il massimo e resta concentrato fino all’orario di uscita, c’è chi invece è mattiniero e arriva in anticipo, finendo tutto entro l’ora di pranzo e lascia le cose più leggere da fare per il pomeriggio. Questi sono solo due esempi, ma i diversi modi di lavorare potrebbero causare attriti in un open space dove tutto è sotto gli occhi di tutti, comprese le differenze reciproche.

La soluzione migliore? Trovare il giusto compromesso, dividendo i dipartimenti che svolgono mansioni simili, destinando uffici privati a chi per lavoro telefona tutto i giorno per evitare di distrarre il team creativo che invece può riunirsi in un’aerea comune dove potersi confrontare e sviluppare idee.
Non dimenticare di riservare una zona pranzo funzionale e fornita almeno di un distributore automatico di caffè e snack vari, in modo da garantire ai tuoi dipendenti il tempo necessario di rilassarsi e ricaricarsi!

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