Rispettare le scadenze senza stress e con motivazione

Hai presente quel senso crescente di ansia che provi quando si avvicina il giorno di consegna di un progetto per un cliente? Niente di più sbagliato e negativo! La fretta è cattiva consigliera e affannarti per assicurarti di essere in tempo non è sempre una buona idea: rischi che il lavoro commissionato possa essere superficiale, il che per un professionista non è proprio il massimo.

Non stressarti per le deadline, impara a gestire meglio le tue risorse per un percorso produttivo positivo e dal risultato soddisfacente, per te e soprattutto per i tuoi clienti. Dopotutto è questo che conta per un’attività di successo!

Ecco qualche consiglio:

Suddividi il lavoro in più step
Nulla di più semplice: se, per esempio, hai una presentazione da preparare, distribuisci le varie fasi di creazione durante l’arco di tempo che ti separa dalla consegna.
In questo entra in gioco la psicologia: alcuni studi hanno dimostrato che chi procede per piccoli obiettivi resta concentrato e motivato, arrivando già carico allo step successivo, con una percentuale di successo del 95%. Per essere più pratici: se hai una deadline tra un mese, poniti un obiettivo a settimana; il primo venerdì assicurati di avere tutte le idee chiare, curandoti di comunicarle al tuo staff; la seconda settimana devi aver realizzato una bozza alla quale lavorare prima del penultimo weekend, in modo da definire la grafica e i dettagli; avrai il tempo di perfezionare il tutto qualche giorno prima della data di consegna.
Procedere in modo progressivo è un ottimo metodo, molto gratificante anche per i tuoi dipendenti, poiché in modo tangibile possono misurarsi i risultati in attesa dell’obiettivo finale.

Più scadenze, più motivazione
Man mano che superi i primi step delle cose da fare, vedere avvicinarsi la consegna non sarà più motivo di ansia ma di soddisfazione e di eccitazione, anzi, nell’attesa di goderti il prodotto finito aumenterai i tuoi sforzi con sempre maggiore determinazione. Concentrati su ogni singola fase: sono tutti piccoli passi verso il successo, il cliente sarà soddisfatto e tu avrai concluso un’altra vendita con tutti i vantaggi del caso per il tuo business. Resta positivo e scaccia via l’agitazione! Pensa ai progressi fatti e non a ciò che devi ancora fare: sii padrone del tuo tempo e organizzati al meglio, andrà tutto bene.

Perché le scadenze ci stressano?
Avere una data cerchiata sul calendario che sembra fissarci con insistenza o sapere che tra poche ore il telefono squillerà senza pietà, con il cliente dall’altra parte in attesa può mandarti in apprensione. Pensi che non sarai pronto, che il progetto non sarà ultimato, che non farai in tempo.
Lo stress deriva anche dal fatto che le scadenze spesso vengono fissate dal consumatore o dal capo, insomma, da una terza persona che non tiene conto del tempo effettivo di realizzazione o del singolo modo di lavorare… Questo può causarti ansia.
Respira. La psicologia ci aiuta anche in questo, basta conoscersi.

Come fare
Se sei un tipo produttivo sotto pressione, stabilisci per te stesso scadenze a breve termine, anche il giorno prima (se il lavoro commissionato lo permette) ma non sfidare la sorte, calcola sempre che un imprevisto può essere dietro l’angolo.
Concediti il tempo necessario per lavorare al tuo meglio.
Se invece preferisci fare le cose con calma, diluisci le singole scadenze a intervalli più lunghi, e anticipati, in modo da arrivare perfettamente a tuo agio alla temuta deadline.

Lavorare in gruppo
Anche la persona più disorganizzata, tende a rispettare scadenze a breve o a lungo termine se sa che il suo lavoro influenza il successo degli altri, o almeno è ciò che ci si aspetta da un buon dipendente. Questo potrebbe essere uno spunto a creare gruppi di lavoro, stabilendo tempi di consegna e distribuendo le varie mansioni tra lo staff, con lo scopo finale di realizzare un unico progetto. Per assicurarti che tutto proceda secondo il programma, stabilisci in anticipo i giorni settimanali in cui tenere un meeting riepilogativo, magari assegnando nuovi compiti, di settimana in settimana: terrai alta la soglia d’attenzione, incuriosendo e stimolando il tuo team fino alla fase successiva.
Sarà anche un’ottima occasione per consolidare lo spirito di collaborazione del tuo team.

Buon lavoro!

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